Як ефективно спланувати проєкт: поради організаторки та експертки Ніни Гаєвської
Ви маєте круту ідею, але не знаєте, як її втілити в життя або у вас виникають з цим труднощі? Тоді наступна інформація стане вам у пригоді. Кріейтори, активісти, менеджери не завжди вміють правильно організувати процес реалізації проєктів чи розпланувати продуктивну роботу між усіма членами. Тож команда курсу Smart Skills від благодійної організації Smart Foundation на чолі з експерткою, організаторкою, співзасновницею фестивалів та концертів Ніною Гаєвською вирішили підсилити знання людей у професійному створенні власних проєктів. Як спланувати проєкт, які інструменти використовувати, чого варто чекати від реалізації, в нашому матеріалі.
Благодійна організація Smart Foundation підтримує нові стандарти культурного й освітнього розвитку. Вони запроваджують різноманітні шляхи підтримки розвитку людей, які створюють проєкти, покликані інтегрувати інформаційне, культурне середовище.
Проєкт (від лат. Projectus - кинутий вперед) в управлінні проєктами — це обмежена в часі та ресурсах унікальна сукупність процесів, направлена на створення нової цінності. В процесі створення проєктів, результат може змінюватися. За словами експертки Ніни Гаєвської такі речі допустимі, адже команда щоразу аналізує пророблену роботу.
Також організаторка додає, що існує декілька елементів життєвого циклу проєкту. Серед них вона вирізняє розробку ідеї, планування проєкту, реалізацію. Остання безпосередньо, це процес роботи команди над проєктом. Завершення — не менш важливий етап у циклі формування проєкта. Особливо, якщо ваша робота не одноразова й ви прагнете, щоб вона була більш ефективною в майбутньому.
Одним з інструментів створення проєктів є ментальна карта (карта думок). Це така собі діаграма, на якій в середині знаходиться основне слово чи ідея, а навколо радіально розташовані елементи, завдання, слова. Метод використовують для генерування, розв'язання, класифікування проблем, завдань. Це потрібно для навчання та організації.
" В центрі розміщуєте ідею, а навколо неї виписуєте всі думки, які пов'язані з нею", - наголошує Ніна Гаєвська.
До речі, за допомогою ментальної карти можна писати список покупок. Це пришвидшує роботу і дає можливість зекономити час. Адже продукти в магазині розташовують по певних секціях, тобто так, як сформована карта думок.
Наступний момент створення та реалізації проєкту є графік подій, які мають декілька ланків. Наприклад, знайти місце для малюнку, запросити до акції друзів та сусідів, визначитися з малюнком, який планують нанести на стіну, отримати дозвіл у відповідальних органів влади, купити за списком необхідні матеріали або взяти їх серед волонтерів, визначити дату та час збору, запросити до акції людей, намалювати картину, перетворити подію на свято, зробити фото та розповісти іншим про отриманий досвід.
" Запропонуйте друзям взяти з собою термоси з чаєм або лимонад. Влаштуйте спільний пікнік. Волонтерство та добро, яке роблять люди, не має бути для них зобов'язанням, а приносити тільки задоволення ", - стверджує експертка.
Також після виконання проєкту, організатори мають обговорити, які важливі аспекти треба враховувати. Це потрібно не лише для отримання вражень, а й для досвіду.
Наступний інструмент планування проєктів — діаграма Ґанта. Цю діаграму використовують, щоб чітко усвідомлювати, що потрібно зробити, що в процесі розробки, а що вже виконано. Діаграма являє собою відрізок графічних пляшок, які розташовані на горизонтальній шкалі часу. Кожен відрізок має завдання та підзадачі, які розміщені вертикально до часу. На діаграмі Ґанта також позначають початок, кінець та тривалість одного з завдання.
Канбан — ще один важливий інструмент планування проєкту. Це метод управління розробкою програмного забезпечення з наголосом вчасно та униканні перевантаження членів команди. В цьому підході процес від опису завдання до виявлення результатів наочно показується учасникам процесу.
"Якщо ви хочете створити власний проєкт, спробуйте стати співавтором, організатором чужої ідеї. В майбутньому це допоможе створити індивідуальний ефективний, якісний проєкт. Спочатку сходіть на "бал" до когось. Там подивіться, як зроблено, отримайте досвід учасника події. Фіксуйте помилки та позитивні результати. Маючи базу, лише тоді можна створити самостійно свій проєкт. Не бійтеся бути волонтерами, першопроходцями. Це досвід. Не помиляється тільки той, хто нічого не робить" - підсумувала організаторка Ніна Гаєвська.